Este artículo forma parte de la serie: "¿Qué servicios ofrece una Oficina Virtual?".
Como ya anticipábamos en el artículo "¿Qué servicios ofrece una Oficina Virtual? Parte 3: Recepción", cuando contratas una Oficina Virtual, la idea es que goces de los beneficios de una oficina tradicional, pero que tu (y/o tu equipo) trabajen de forma remota. Sin embargo actividades como presentaciones de ventas, demostraciones de productos, entrevistas de trabajo, audio conferencias telefónicas con varios participantes, reuniones de trabajo, etc. hacen necesario contar (esporádicamente) con un espacio físico que permita reunir a un grupo pequeño o mediano de personas (digamos, de 2 a 10).
La gran ventaja de estas salas de juntas es que solo pagas por el tiempo y por los "extras" que utilices. Regularmente los proveedores de Oficinas Virtuales cuentan con una sala de juntas pequeña (de 6 personas o menos) y una mediana (de 6 a 10 personas). En muchas ocasiones, éstas incluyen teléfono con altavoz (speakerphone), pizarrón blanco con plumines, pantalla LCD/plasma o proyector (para que lo conectes a tu laptop) y un sistema de sonido, además de una mesa cirular o cuadrada y sillas cómodas alrededor. Entre los servicios extra, algunos proveedores ofrecen servicios de "catering" (bebidas y bocadillos), edecanes, etc.
Algunos de los paquetes que se ofrecen incluyen determinado número de horas de uso de estas salas al mes (entre 2 y 4) y los costos promedio de un servicio de sala de juntas es de $250/hr para una sala de juntas pequeña (6 personas) y de $350/hr para una sala de juntas mediana (1o personas).
Es importante que cuando selecciones al proveedor de tu Oficina Virtual, consideres la ubicación de sus salas de juntas, pues es recomendable que estas estén cerca de tus clientes, prospectos, proveedores, equipo de trabajo, etc. Algunos proveedores cuentan con más de una ubicación, y es posible que puedas disponer de las instalaciones en las diversas ubicaciones.
Además, a pesar de que la mayoría de los proveedores de Oficinas Virtuales publican fotografías de sus salas de juntas, es muy recomendable que las conozcas en persona antes de decidirte por una.
Finalmente, es necesario que consideres que el servicio de Sala de Juntas es un "extra" de las Oficinas Virtuales que involucra un "costo por uso", por lo que te sugerimos que lo mantengas al mínimo indispensable. Además, considera también que al ser un servicio compartido con los demás usuarios de la Oficina Virtual, es probable que las salas estén reservadas para otro cliente, por lo que una buena planeación y reservación con tiempo es vital para evitar inconvenientes.