Oficina Móvil. Parte 1: ¿Qué es y qué necesito?

Al igual que las Oficinas Virtuales, las Oficinas Compartidas, el Hotdesking y muchos otros conceptos similares, las Oficinas Móviles son otra forma de hacer negocios en la vida moderna, pero ¿de qué consiste una oficina móvil?, ¿cuáles son los beneficios que se obtienen? y ¿cuánto cuesta implementar mi oficina móvil?. Lée este artículo, conoce más al respecto y siéntete libre de comentar tus dudas y/o tus experiencias.

Horario de operación de una Oficina Virtual



Aunque la idea fundamental de tener una Oficina Virtual sea la de trabajar la mayoría del tiempo fuera de ella y solo hacer uso de ésta para reunirnos con el equipo de trabajo, hacer un cierre de venta con un cliente o una demostración de producto con varios de ellos es importante tener en cuenta cuál es el horario de operación de las instalaciones de la Oficina Virtual.

Nuevos paradigmas de negocios: Hotdesking

El concepto de Oficina Virtual es parte de un conjunto de nuevas formas de
concebir y hacer negocios, formas que reinventan, optimizan y simplifican todo aquello que sucede dentro de un negocio y entre los negocios.

Estas nuevas formas son resultado de una combinación de avances tecnológicos y cambios sociales y económicos.

Outsourcing, Trabajo remoto, Oficinas Compartidas, Hotdesking, Oficinas Virtuales, Oficina Móvil, Productos y Servicios sobre demanda, etc. Todos ellos son parte esta nueva era de los negocios en el mundo, que regirá desde hoy y por un buen tiempo.

¿Qué es el Hotdesking?

Domicilio Comercial - ¿Qué servicios ofrece una Oficina Virtual?, Parte 8

Este artículo forma parte de la serie: "¿Qué servicios ofrece una Oficina Virtual?".
Domicilio Comercial se refiere a que puedes utilizar la dirección (física) de la Oficina Virtual (calle, número, colonia, delegación o municipio, código postal y estado, además del número de teléfono que se te proporcione) en tu documentación comercial (tarjetas de presentación, trípticos, material de venta, folders, página de Internet, etc.), así que esta dirección y teléfono fungirá como tu punto de contacto principal, a donde te llamarán clientes, prospectos, proveedores, etc.

Domicilio Fiscal - ¿Qué servicios ofrece una Oficina Virtual?, Parte 7

Este artículo forma parte de la serie: "¿Qué servicios ofrece una Oficina Virtual?".


Domicilio Fiscal se refiere a que se te proporcionará una dirección física (calle y número, colonia, delegación o municipio, código postal y estado) que podrás utilizar para darte de alta como empresa o persona física (honorarios, con actividad empresarial u otro) ante Hacienda y otras autoridades (como por ejemplo el IMSS). Si ya estás registrado como empresa o persona física, también puedes hacer un cambio de domicilio.

Servicios de secretariado - ¿Qué servicios ofrece una Oficina Virtual?, Parte 6

Este artículo forma parte de la serie: "¿Qué servicios ofrece una Oficina Virtual?".


Para aquellas ocasiones en las que necesitas preparar materiales impresos para tu presentación de ventas o demostración de productos, sea en las salas de juntas de la Oficina Virtual o no, los servicios secretariales te pueden ser de mucha ayuda. Básicamente se trata de que cuentes con una secretaria, asistente o ayudante que puede tomar notas, redactar cartas o correos electrónicos, enviar correspondencia, llamar a tus clientes, preparar la presentación, sacar copias, encuadernar materiales, incluso puedes contar con un chofer que recoja a tus clientes en el aeropuerto, un mensajero que lleve/recoja documentos por tí, etc.

Salas de juntas - ¿Qué servicios ofrece una Oficina Virtual?, Parte 5

Este artículo forma parte de la serie: "¿Qué servicios ofrece una Oficina Virtual?".


Como ya anticipábamos en el artículo "¿Qué servicios ofrece una Oficina Virtual? Parte 3: Recepción", cuando contratas una Oficina Virtual, la idea es que goces de los beneficios de una oficina tradicional, pero que tu (y/o tu equipo) trabajen de forma remota. Sin embargo actividades como presentaciones de ventas, demostraciones de productos, entrevistas de trabajo, audio conferencias telefónicas con varios participantes, reuniones de trabajo, etc. hacen necesario contar (esporádicamente) con un espacio físico que permita reunir a un grupo pequeño o mediano de personas (digamos, de 2 a 10).

Gestión de correspondencia/paquetería - ¿Qué servicios ofrece una Oficina Virtual?, Parte 4

Este artículo forma parte de la serie: "¿Qué servicios ofrece una Oficina Virtual?".

¿Te ha pasado que haces un pedido por teléfono o por Internet y luego tienes que estar pendiente de que haya alguien en casa para recibirlo? Con este servicio podrás olvidarte de este problema, porque puedes proporcionar la dirección física (real) de la Oficina Virtual (que típicamente incluye un "número de Interior" o "número de despacho", además de la calle, número, colonia, código postal, delegación o municipio y estado) para que -dentro de los horarios de oficina- siempre haya alguien para recibir ese paquete, esa carta o esa revista a la que estás suscrito.

Recepción - ¿Qué servicios ofrece una Oficina Virtual?, Parte 3

Este artículo forma parte de la serie: "¿Qué servicios ofrece una Oficina Virtual?".
Cuando contratas una Oficina Virtual no estás contratando un espacio físico exclusivo para ti, porque el concepto fundamental es que trabajes desde tu casa, desde el Internet Café, desde los hoteles o desde la calle (usando tu teléfono celular, tu laptop, PDA -Palm, BlackBerry o iPhone- y tu conexión inalámbrica de Internet); no obstante, hay ocasiones en las que necesitarás reunirte con tu equipo de trabajo, algún cliente, prospecto o proveedor para hacerles una demostración en una sala de juntas; o tal vez necesites enviar un fax, imprimir y encuadernar un documento; o quizá recibir la visita de un inspector, etc. Para estos casos, necesitas el servicio de Recepción.

Gestión de llamadas - ¿Qué servicios ofrece una Oficina Virtual?, Parte 2

Este artículo forma parte de la serie: "¿Qué servicios ofrece una Oficina Virtual?".
Gestión de llamadas se trata básicamente de que una operadora (típicamente una mujer bilingüe con buena voz y trato) conteste las llamadas telefónicas que tus clientes, prospectos, proveedores, etc. hagan al número que te asignan en la Oficina Virtual.

¿Qué servicios ofrece una Oficina Virtual?, Parte 1

Aunque cada proveedor de Oficinas Virtuales puede ofrecer un conjunto distinto de servicios, aquí te presentaremos los más comunes. Ten en cuenta que los proveedores suelen agrupar estos servicios en Paquetes de mayor o menor precio. Es esencial que analices cuáles de ellos realmente necesitas, de forma que tu renta mensual se mantenga al mínimo.