Oficina Móvil. Parte 1: ¿Qué es y qué necesito?

Al igual que las Oficinas Virtuales, las Oficinas Compartidas, el Hotdesking y muchos otros conceptos similares, las Oficinas Móviles son otra forma de hacer negocios en la vida moderna, pero ¿de qué consiste una oficina móvil?, ¿cuáles son los beneficios que se obtienen? y ¿cuánto cuesta implementar mi oficina móvil?. Lée este artículo, conoce más al respecto y siéntete libre de comentar tus dudas y/o tus experiencias.

¿Qué es una Oficina Móvil?
Básicamente es llevar contigo aquellos recursos que necesitas para tus actividades de trabajao en el día a día o bien en un día determinado. No nos referimos (estrictamente) a "toda tu oficina", sino a los dispositivos, información y objetos que te ayudarán en una reunión, presentación, evento, etc., entre ellos podemos mencionar:

1. Teléfono celular: Vital en los negocios de hoy en día. Puede ser desde el básico que solo envía y recibe llamadas y mensajes SMS o hasta el completísimo SmartPhone con pantalla táctil, teclado, bluetooth, etc. (en este caso, considera que en un solo dispositivo integras este y el siguiente punto). Considera que el teléfono cuente con capacidades de "manos libres", que consiste del micrófono y auricular para que hables sin riesgos mientras manejas, ya que nunca sabes cuándo recibirás esa llamada del cliente o prospecto o quieres aprovechar esos lapsos de tráfico para resolver algunos de tus pendientes. Además, considera que tenga altavoz, ya que cada vez es más frecuente la necesidad de "armar" conferencias telefónicas cuando estás físicamente en una reunión y necesitas conectar a alquien vía telefónica.

2. Computadora portátil o PDA: Dependiendo de tus necesidades, gustos y presupuesto, puede ser una Laptop (nuevas en unos $7,000 pesos), una Netbook (las mini computadoras portátiles que están muy de moda, a precios accesibles desde $3,500 pesos, super pequeñas y super livianas) o un PDA o Smartphone (iPhone, iPod Touch, Palm, BlackBerry, etc.). Cuida que incluya el software que necesitas (considera contar con una suite de Oficina como Microsoft(R) Office (el costo de la licencia depende de los productos que elijas) u OpenOffice (de descarga y uso libre); en ambos casos puedes contar con un procesador de textos (como Word), una hoja de cálculos (como Excel), un programa de presentaciones electrónicas (como PowerPoint) y una agenda y correo electrónico (como Outlook). Finalmente, considera si necesitarás conexión a Internet y los archivos que debes cargar en ella (la presentación en PowerPoint de la empresa, el catálogo de productos en PDF, la lista de precios actualizada en Excel, etc.

3. Conexión a Internet: Evalúa si necesitas estar conectado siempre (en cualquier momento) o solo en momentos y lugares específicos. De esta forma, puedes elegir si basta o no con conectarte por WiFi en los lugares públicos donde se ofrece Internet Inalámbrico gratis o en la compra de un café (como en el Starbucks) o lugares donde haya Infinitum Móvil (si eres suscriptor de Telmex Infinitum, puedes conectarte en muchos lugares como Sanborns, salas de espera en aeropuertos, etc.) o, si necesitas estar siempre conectado, necesitas adquirir una tarjeta o ruteador de Internet Móvil por celular, como la tarjeta BAM y dispositivo MiFi de Iusacell o los planes y paquetes de Internet de Banda Ancha de Telcel.

Riesgos:

Para terminar, es importante que tengas en cuenta que al viajar con tu información (y tu modelo de negocio), incrementas los riesgos de pérdida o robo, por lo que no debes omitir protegerla (es vital configurar contraseñas en los dispositivos USB, en la computadora y teléfono). Recuerda que en muchos casos la información que contienen los dispositivos es mucho más valiosa que el dispositivo en sí.

En otros artículos detallaremos sobre algunas ideas de cómo utilizar tu oficina móvil para organizar y asistir a teleconferencias, qué software y sitios de Internet te pueden ser de utilidad, etc., sigue pendiente.

Horario de operación de una Oficina Virtual

Aunque la idea fundamental de tener una Oficina Virtual sea la de
trabajar la mayoría del tiempo fuera de ella y solo hacer uso de ésta
para reunirnos con el equipo de trabajo, hacer un cierre de venta con
un cliente o una demostración de producto con varios de ellos es
importante tener en cuenta cuál es el horario de operación de las
instalaciones de la Oficina Virtual. Es necesario considerar en qué
horario:

-Están disponibles las operadoras telefónicas para contestar las
llamadas a mi número?
-Están disponibles las recepcionistas para atender a mis visitantes en
persona?
-Puedo utilizar las salas de juntas, salas de entrevistas, auditorio,
privados, cubículos, etc.?
-Está disponible el servicio de papelería (copias, impresiones, envío
de fax, etc.)?
-Puedo ingresar a las instalaciones?

La gran mayoría de los proveedores de Oficinas Virtuales ofrecen
horarios de operación "tradicionales", de 8 o 9 de la mañana a 6 o 7
de la tarde de Lunes a Viernes. Una pequeña parte de ellos ofrece el
servicio 24x7, o sea que puedes disponer de algunos servicios a
cualquier hora y cualquier día; y es que aunque suene extraño, en
determinados casos necesitarás un lugar en donde terminar de editar e
imprimir los manuales para la presentación de mañana a primera hora
(especialmente cuando son las 10 de la noche).

En mi personal punto de vista, los proveedores de Oficinas Virtuales
deben considerar que, siendo los emprendedores y las PYMEs los
principales usuarios de éstas, y que este tipo de usuarios comúnmente
trabajan en horarios distintos o más extensos que las horas de oficina
normales es necesario adecuarse a ellos. Además, podría funcionar el
ofrecer descuentos fuera de las horas tradicionales de oficina.
Imaginemos el gran desperdicio de espacio, tecnología, ubicación, etc.
en el que incurre un edificio corporativo que solo trabaja 40 horas de
las 168 que tiene una semana (menos del 25%)... imagine si se pudieran
reutilizar oficinas, salas de juntas, mobiliario, infraestructura
tecnológica (computadoras, redes, etc.)... Conozco muchos usuarios de
Oficinas Virtuales cuyo "proyecto/empresa" es su segundo empleo del
día, porque en el primero laboran en los horarios tradicionales de
oficina y buscan estos servicios de 7 a 10 de la noche, o la mañana
del sábado, por ejemplo.

Hay que considerar que, finalmente, debemos buscar un proveedor que
nos ofrezca la flexibilidad y los horarios que nos ayuden a cumplir
con nuestros objetivos y se ajusten a nuestras necesidades, no al
contrario. ¿Si me quiero reunir con mi equipo en una sala de juntas el
Sábado de 9 a 12, ¿puedo?.

Lamentablemente, el horario de operación no es parte de la información
básica que proporcionan la mayoría de los proveedores, más vale
enterarse antes de hacer la contratación.

Sigue pendiente de artículos como éste, que te pueden ayudar a tomar
la mejor decisión en beneficio de tu proyecto/empresa/emprendimiento.

Nuevos paradigmas de negocios: Hotdesking

Introducción

El concepto de Oficina Virtual es parte de un conjunto de nuevas formas de
concebir y hacer negocios, formas que reinventan, optimizan y simplifican todo aquello que sucede dentro de un negocio y entre los negocios.

Estas nuevas formas son resultado de una combinación de avances tecnológicos y cambios sociales y económicos.

Outsourcing, Trabajo remoto, Oficinas Compartidas, Hotdesking, Oficinas Virtuales, Oficina Móvil, Productos y Servicios sobre demanda, etc. Todos ellos son parte esta nueva era de los negocios en el mundo, que regirá desde hoy y por un buen tiempo.

¿Qué es el Hotdesking?

Se refiere a que, en un espacio de oficinas tradicionales, los lugares de trabajo no están asignados a nadie en particular, y en su lugar, pueden ser ocupados por diferentes personas en distintos horarios según se requiera.

En qué casos es factible implementar el Hotdesking

Bueno, de entrada debemos entender que éste es un concepto completamente nuevo, especialmente en nuestro país, por lo que primero es necesario romper algunos paradigmas que generalmente están fuertemente arraigados entre los trabajadores o colaboradores.

Aquellos acostumbrados a tener la docena de fotografías familiares, el cajón repleto con cosas personales, las paredes y el monitor de la computadora con notas por todos lados y su silla preferida son los retos a vencer. A una gran parte de los colaboradores les gusta sentirse dueños de su propio lugar de trabajo, así que lo personalizan y hasta le toman cariño; y cabe mencionar que éste fenómeno no necesariamente es malo, sin embargo si hablamos de optimización, resultará difícil asignar a otra persona en un segundo turno para que trabaje en el lugar de otra persona bajo estas condiciones.

Además, el hotdesking puede resultar práctico en algunos casos y en otros no. Funciona de maravilla para puestos con alto nivel de rotación (como vendedores o promotores), para personal que la mayoría del tiempo está fuera de la oficina (como técnicos de campo y cobradores) y para personal que puede hacer casi todo su trabajo a través de una computadora en red. Para otros casos podría no ser óptimo, especialmente aquellos trabajos que realmente requieren un lugar o ambiente de trabajo a la medida del operador o altamente personalizado.

¿Cómo puedo implementarlo?

Imagínate que en una oficina física (un departamento, casa o edificio corporativo) colocamos varios escritorios (sin cajones, preferentemente todos iguales), una computadora en cada uno de ellos (con paquetería de oficina estándar, idénticamente configuradas, con acceso a un servidor de archivos e impresora centralizado y protegido con una contraseña por cada usuario y con conexión a Internet para acceder al correo electrónico corporativo, etc.) y una silla. Además, en un lugar centralizado, colocamos un conjunto de lockers con llave (uno por empleado o colaborador). Después, lo que debemos cuidar es que los lugares permanezcan bien conservados.

¿Qué beneficios se obtienen?

Depende de cada caso específico, para proyectarlo mide durante algunos días cuántas horas al día realmente se utilizan los lugares, piensa si es posible reducir el tiempo escalando horarios de trabajo y diseña un plan. Por ejemplo Juan entra a las 8 y sale a las 2, a las 2 entra Jorge y sale a las 10; ya ahorraste un lugar de trabajo. Este es el mismo principio que se utiliza en las bibliotecas, escuelas y hasta en el transporte público, está comprobado que funciona.

No olvides leer los demás artículos de esta serie, recuerda que nada está escrito en piedra, si estos conceptos te acomodan como anillo al dedo, úsalos, y si no, adáptalos a la medida de tus particulares necesidades.

¿Qué servicios ofrece una Oficina Virtual? Parte 8: Domicilio Comercial

Este artículo forma parte de la serie: "¿Qué servicios ofrece una Oficina Virtual?".

Domicilio Comercial

Se refiere a que puedes utilizar la dirección (física) de la Oficina Virtual (calle, número, colonia, delegación o municipio, código postal y estado, además del número de teléfono que se te proporcione) en tu documentación comercial (tarjetas de presentación, trípticos, material de venta, folders, página de Internet, etc.), así que esta dirección y teléfono fungirá como tu punto de contacto principal, a donde te llamarán clientes, prospectos, proveedores, etc.

Toma nota que existen muchas ofertas de Oficinas Virtuales que están ubicadas en zonas o colonias de renombre (en cada ciudad), por lo que también puedes agregar este componente de "buena imagen" a tu negocio.

Para el caso de tu tarjeta de presentación, a la dirección y teléfono que se te proporcione, considera que necesitarás incluir el logotipo, una dirección de correo electrónico (recomedación: nombre.apellido@tuempresa.com.mx) y un número de celular, además de tu puesto.

Imagina, por ejemplo tu tarjeta de presentación:

[Nombre y Logotipo de tu empresa]

Ing. Federico Sánchez Arias, Ventas
Teléfono: +52 (55) 5658-1111
Móvil: +52 (55) 5568-8722
Federico.Sanchez@MaquinariaIndustrial.com.mx

Bosque de Cerezas 311-301, Bosques de las Lomas, D.F. 11700.

Considera leer los artículos "¿Qué servicios ofrece una Oficina Virtual? Parte 7: Domicilio Fiscal", "¿Qué servicios ofrece una Oficina Virtual? Parte 3: Recepción" y "¿Qué servicios ofrece una Oficina Virtual? Parte 4: Gestión de correspondencia/paquetería" que son complementarios a este artículo.

¿Qué servicios ofrece una Oficina Virtual? Parte 7: Domicilio Fiscal

Este artículo forma parte de la serie: "¿Qué servicios ofrece una Oficina Virtual?".

Domicilio Fiscal

Se refiere a que se te proporcionará una dirección física (calle y número, colonia, delegación o municipio, código postal y estado) que podrás utilizar para darte de alta como empresa o persona física (honorarios, con actividad empresarial u otro) ante Hacienda y otras autoridades (como por ejemplo el IMSS). Si ya estás registrado como empresa o persona física, también puedes hacer un cambio de domicilio.

Aunque es recomendable que consultes tu caso particular con un experto del ramo, es conocido que muchos empresarios optan por no utilizar sus domicilios particulares como su domicilio fiscal por las implicaciones que puede tener (imagínate el caso hipotético - y no deseable - de auditorías, notificaciones legales, embargos, avisos, etc.).

Podrás utilizar esta dirección en tu documentación legal (por ejemplo contratos), facturas, etc.

Por favor leé el artículo "¿Qué servicios ofrece una Oficina Virtual? Parte 8: Domicilio Comercial", que es complementario a este artículo.

¿Qué servicios ofrece una Oficina Virtual? Parte 6: Servicios de secretariado

Este artículo forma parte de la serie: "¿Qué servicios ofrece una Oficina Virtual?".

Servicios de secretariado

Para aquellas ocasiones en las que necesitas preparar materiales impresos para tu presentación de ventas o demostración de productos, sea en las salas de juntas de la Oficina Virtual o no, los servicios secretariales te pueden ser de mucha ayuda. Básicamente se trata de que cuentes con una secretaria, asistente o ayudante que puede tomar notas, redactar cartas o correos electrónicos, enviar correspondencia, llamar a tus clientes, preparar la presentación, sacar copias, encuadernar materiales, incluso puedes contar con un chofer que recoja a tus clientes en el aeropuerto, un mensajero que lleve/recoja documentos por tí, etc.

Típicamente estos servicios se cobran por hora (a razón de unos $200/hr de secretaria y $300/hr de chofer o mensajero) y no incluyen papelería (por ejemplo impresiones, copias, etc.) ni viáticos (gasolina, casetas, etc.). Son de gran ayuda en situaciones puntuales, pero debes saber cuándo conviene utilizarlos y cuándo no, ya que significan costos extra.

Nota: Los costos de papelería típicamente son comparables a los que puedes encontrar en un Café Internet, Office Max de la zona (copia o impresión B/N $0.50 a $1, impresión/copia Color $5-$9, etc.); es recomendable preguntar los precios de los servicios de secretariado y papelería antes de contratar.

¿Qué servicios ofrece una Oficina Virtual? Parte 5: Salas de juntas

Este artículo forma parte de la serie: "¿Qué servicios ofrece una Oficina Virtual?".

Salas de juntas

Como ya anticipábamos en el artículo "¿Qué servicios ofrece una Oficina Virtual? Parte 3: Recepción", cuando contratas una Oficina Virtual, la idea es que goces de los beneficios de una oficina tradicional, pero que tu (y/o tu equipo) trabajen de forma remota. Sin embargo actividades como presentaciones de ventas, demostraciones de productos, entrevistas de trabajo, audio conferencias telefónicas con varios participantes, reuniones de trabajo, etc. hacen necesario contar (esporádicamente) con un espacio físico que permita reunir a un grupo pequeño o mediano de personas (digamos, de 2 a 10).

La gran ventaja de estas salas de juntas es que solo pagas por el tiempo y por los "extras" que utilices. Regularmente los proveedores de Oficinas Virtuales cuentan con una sala de juntas pequeña (de 6 personas o menos) y una mediana (de 6 a 10 personas). En muchas ocasiones, éstas incluyen teléfono con altavoz (speakerphone), pizarrón blanco con plumines, pantalla LCD/plasma o proyector (para que lo conectes a tu laptop) y un sistema de sonido, además de una mesa cirular o cuadrada y sillas cómodas alrededor. Entre los servicios extra, algunos proveedores ofrecen servicios de "catering" (bebidas y bocadillos), edecanes, etc.

Algunos de los paquetes que se ofrecen incluyen determinado número de horas de uso de estas salas al mes (entre 2 y 4) y los costos promedio de un servicio de sala de juntas es de $250/hr para una sala de juntas pequeña (6 personas) y de $350/hr para una sala de juntas mediana (1o personas).

Es importante que cuando selecciones al proveedor de tu Oficina Virtual, consideres la ubicación de sus salas de juntas, pues es recomendable que estas estén cerca de tus clientes, prospectos, proveedores, equipo de trabajo, etc. Algunos proveedores cuentan con más de una ubicación, y es posible que puedas disponer de las instalaciones en las diversas ubicaciones.

Además, a pesar de que la mayoría de los proveedores de Oficinas Virtuales publican fotografías de sus salas de juntas, es muy recomendable que las conozcas en persona antes de decidirte por una.

Finalmente, es necesario que consideres que el servicio de Sala de Juntas es un "extra" de las Oficinas Virtuales que involucra un "costo por uso", por lo que te sugerimos que lo mantengas al mínimo indispensable. Además, considera también que al ser un servicio compartido con los demás usuarios de la Oficina Virtual, es probable que las salas estén reservadas para otro cliente, por lo que una buena planeación y reservación con tiempo es vital para evitar inconvenientes.