Nuevos paradigmas de negocios: Hotdesking

El concepto de Oficina Virtual es parte de un conjunto de nuevas formas de
concebir y hacer negocios, formas que reinventan, optimizan y simplifican todo aquello que sucede dentro de un negocio y entre los negocios.

Estas nuevas formas son resultado de una combinación de avances tecnológicos y cambios sociales y económicos.

Outsourcing, Trabajo remoto, Oficinas Compartidas, Hotdesking, Oficinas Virtuales, Oficina Móvil, Productos y Servicios sobre demanda, etc. Todos ellos son parte esta nueva era de los negocios en el mundo, que regirá desde hoy y por un buen tiempo.

¿Qué es el Hotdesking?



Se refiere a que, en un espacio de oficinas tradicionales, los lugares de trabajo no están asignados a nadie en particular, y en su lugar, pueden ser ocupados por diferentes personas en distintos horarios según se requiera.

En qué casos es factible implementar el Hotdesking
Bueno, de entrada debemos entender que éste es un concepto completamente nuevo, especialmente en nuestro país, por lo que primero es necesario romper algunos paradigmas que generalmente están fuertemente arraigados entre los trabajadores o colaboradores.

Aquellos acostumbrados a tener la docena de fotografías familiares, el cajón repleto con cosas personales, las paredes y el monitor de la computadora con notas por todos lados y su silla preferida son los retos a vencer. A una gran parte de los colaboradores les gusta sentirse dueños de su propio lugar de trabajo, así que lo personalizan y hasta le toman cariño; y cabe mencionar que éste fenómeno no necesariamente es malo, sin embargo si hablamos de optimización, resultará difícil asignar a otra persona en un segundo turno para que trabaje en el lugar de otra persona bajo estas condiciones.

Además, el hotdesking puede resultar práctico en algunos casos y en otros no. Funciona de maravilla para puestos con alto nivel de rotación (como vendedores o promotores), para personal que la mayoría del tiempo está fuera de la oficina (como técnicos de campo y cobradores) y para personal que puede hacer casi todo su trabajo a través de una computadora en red. Para otros casos podría no ser óptimo, especialmente aquellos trabajos que realmente requieren un lugar o ambiente de trabajo a la medida del operador o altamente personalizado.

¿Cómo puedo implementarlo?


Imagínate que en una oficina física (un departamento, casa o edificio corporativo) colocamos varios escritorios (sin cajones, preferentemente todos iguales), una computadora en cada uno de ellos (con paquetería de oficina estándar, idénticamente configuradas, con acceso a un servidor de archivos e impresora centralizado y protegido con una contraseña por cada usuario y con conexión a Internet para acceder al correo electrónico corporativo, etc.) y una silla. Además, en un lugar centralizado, colocamos un conjunto de lockers con llave (uno por empleado o colaborador). Después, lo que debemos cuidar es que los lugares permanezcan bien conservados.

¿Qué beneficios se obtienen?

Depende de cada caso específico, para proyectarlo mide durante algunos días cuántas horas al día realmente se utilizan los lugares, piensa si es posible reducir el tiempo escalando horarios de trabajo y diseña un plan. Por ejemplo Juan entra a las 8 y sale a las 2, a las 2 entra Jorge y sale a las 10; ya ahorraste un lugar de trabajo. Este es el mismo principio que se utiliza en las bibliotecas, escuelas y hasta en el transporte público, está comprobado que funciona.

No olvides leer los demás artículos de esta serie, recuerda que nada está escrito en piedra, si estos conceptos te acomodan como anillo al dedo, úsalos, y si no, adáptalos a la medida de tus particulares necesidades.