Horario de operación de una Oficina Virtual



Aunque la idea fundamental de tener una Oficina Virtual sea la de trabajar la mayoría del tiempo fuera de ella y solo hacer uso de ésta para reunirnos con el equipo de trabajo, hacer un cierre de venta con un cliente o una demostración de producto con varios de ellos es importante tener en cuenta cuál es el horario de operación de las instalaciones de la Oficina Virtual.



Es necesario considerar en qué horario:
  • Están disponibles las operadoras telefónicas para contestar las llamadas a mi número?
  • Están disponibles las recepcionistas para atender a mis visitantes en persona?
  • Puedo utilizar las salas de juntas, salas de entrevistas, auditorio, privados, cubículos, etc.?
  • Está disponible el servicio de papelería (copias, impresiones, envío de fax, etc.)?
  • Puedo ingresar a las instalaciones?
La gran mayoría de los proveedores de Oficinas Virtuales ofrecen horarios de operación "tradicionales", de 8 o 9 de la mañana a 6 o 7 de la tarde de Lunes a Viernes. Una pequeña parte de ellos ofrece el servicio 24x7, o sea que puedes disponer de algunos servicios a cualquier hora y cualquier día; y es que aunque suene extraño, en determinados casos necesitarás un lugar en donde terminar de editar e imprimir los manuales para la presentación de mañana a primera hora (especialmente cuando son las 10 de la noche).

En mi personal punto de vista, los proveedores de Oficinas Virtuales deben considerar que, siendo los emprendedores y las PYMEs los principales usuarios de éstas, y que este tipo de usuarios comúnmente trabajan en horarios distintos o más extensos que las horas de oficina normales es necesario adecuarse a ellos. Además, podría funcionar el ofrecer descuentos fuera de las horas tradicionales de oficina.

Imaginemos el gran desperdicio de espacio, tecnología, ubicación, etc. en el que incurre un edificio corporativo que solo trabaja 40 horas de las 168 que tiene una semana (menos del 25%)... imagine si se pudieran reutilizar oficinas, salas de juntas, mobiliario, infraestructura tecnológica (computadoras, redes, etc.)... Conozco muchos usuarios de Oficinas Virtuales cuyo "proyecto/empresa" es su segundo empleo del día, porque en el primero laboran en los horarios tradicionales de oficina y buscan estos servicios de 7 a 10 de la noche, o la mañana del sábado, por ejemplo.

Hay que considerar que, finalmente, debemos buscar un proveedor que nos ofrezca la flexibilidad y los horarios que nos ayuden a cumplir con nuestros objetivos y se ajusten a nuestras necesidades, no al contrario. ¿Si me quiero reunir con mi equipo en una sala de juntas el Sábado de 9 a 12, ¿puedo?.

Lamentablemente, el horario de operación no es parte de la información básica que proporcionan la mayoría de los proveedores, más vale enterarse antes de hacer la contratación.

Sigue pendiente de artículos como éste, que te pueden ayudar a tomar la mejor decisión en beneficio de tu proyecto/empresa/emprendimiento.