Al igual que las Oficinas Virtuales, las Oficinas Compartidas, el Hotdesking y muchos otros conceptos similares, las Oficinas Móviles son otra forma de hacer negocios en la vida moderna, pero ¿de qué consiste una oficina móvil?, ¿cuáles son los beneficios que se obtienen? y ¿cuánto cuesta implementar mi oficina móvil?. Lée este artículo, conoce más al respecto y siéntete libre de comentar tus dudas y/o tus experiencias.
¿Qué es una Oficina Móvil?
Básicamente es llevar contigo aquellos recursos que necesitas para tus actividades de trabajao en el día a día o bien en un día determinado. No nos referimos (estrictamente) a "toda tu oficina", sino a los dispositivos, información y objetos que te ayudarán en una reunión, presentación, evento, etc., entre ellos podemos mencionar:
1. Teléfono celular: Vital en los negocios de hoy en día. Puede ser desde el básico que solo envía y recibe llamadas y mensajes SMS o hasta el completísimo SmartPhone con pantalla táctil, teclado, bluetooth, etc. (en este caso, considera que en un solo dispositivo integras este y el siguiente punto). Considera que el teléfono cuente con capacidades de "manos libres", que consiste del micrófono y auricular para que hables sin riesgos mientras manejas, ya que nunca sabes cuándo recibirás esa llamada del cliente o prospecto o quieres aprovechar esos lapsos de tráfico para resolver algunos de tus pendientes. Además, considera que tenga altavoz, ya que cada vez es más frecuente la necesidad de "armar" conferencias telefónicas cuando estás físicamente en una reunión y necesitas conectar a alquien vía telefónica.
2. Computadora portátil o PDA: Dependiendo de tus necesidades, gustos y presupuesto, puede ser una Laptop (nuevas en unos $7,000 pesos), una Netbook (las mini computadoras portátiles que están muy de moda, a precios accesibles desde $3,500 pesos, super pequeñas y super livianas) o un PDA o Smartphone (iPhone, iPod Touch, Palm, BlackBerry, etc.). Cuida que incluya el software que necesitas (considera contar con una suite de Oficina como Microsoft(R) Office (el costo de la licencia depende de los productos que elijas) u OpenOffice (de descarga y uso libre); en ambos casos puedes contar con un procesador de textos (como Word), una hoja de cálculos (como Excel), un programa de presentaciones electrónicas (como PowerPoint) y una agenda y correo electrónico (como Outlook). Finalmente, considera si necesitarás conexión a Internet y los archivos que debes cargar en ella (la presentación en PowerPoint de la empresa, el catálogo de productos en PDF, la lista de precios actualizada en Excel, etc.
3. Conexión a Internet: Evalúa si necesitas estar conectado siempre (en cualquier momento) o solo en momentos y lugares específicos. De esta forma, puedes elegir si basta o no con conectarte por WiFi en los lugares públicos donde se ofrece Internet Inalámbrico gratis o en la compra de un café (como en el Starbucks) o lugares donde haya Infinitum Móvil (si eres suscriptor de Telmex Infinitum, puedes conectarte en muchos lugares como Sanborns, salas de espera en aeropuertos, etc.) o, si necesitas estar siempre conectado, necesitas adquirir una tarjeta o ruteador de Internet Móvil por celular, como la tarjeta BAM y dispositivo MiFi de Iusacell o los planes y paquetes de Internet de Banda Ancha de Telcel.
Riesgos:
Para terminar, es importante que tengas en cuenta que al viajar con tu información (y tu modelo de negocio), incrementas los riesgos de pérdida o robo, por lo que no debes omitir protegerla (es vital configurar contraseñas en los dispositivos USB, en la computadora y teléfono). Recuerda que en muchos casos la información que contienen los dispositivos es mucho más valiosa que el dispositivo en sí.
En otros artículos detallaremos sobre algunas ideas de cómo utilizar tu oficina móvil para organizar y asistir a teleconferencias, qué software y sitios de Internet te pueden ser de utilidad, etc., sigue pendiente.