Este artículo forma parte de la serie: "¿Qué servicios ofrece una Oficina Virtual?".Gestión de llamadas se trata básicamente de que una operadora (típicamente una mujer bilingüe con buena voz y trato) conteste las llamadas telefónicas que tus clientes, prospectos, proveedores, etc. hagan al número que te asignan en la Oficina Virtual.
Este teléfono es un número local o lada nacional sin costo (01-800), fijo, que es asignado (típicamente) de forma exclusiva para tu "Oficina", por lo que la operadora puede contestar con un saludo personalizado que incluye el nombre de tu negocio. Imagina por ejemplo:
Operadora: Buen día. Gracias por llamar a [Aquí el nombre de tu negocio], le atiende Susana. ¿En qué puedo servirle?
Una vez que la operadora contesta la llamada (y de acuerdo con las indicaciones que previamente hayas acordado con los encargados de la Oficina Virtual), puede transferir la llamada a tu celular, a tu casa o a donde tu especifiques (se cobra el costo de la llamada de enlace). Imagina por ejemplo esta conversación:
Prospecto de cliente: Gracias. Quiero hablar con [Aquí tu nombre].
Operadora: Enseguida. Por favor espere mientras lo comunico...
[Aquí tu prospecto escucha un poco de música mientras la operadora te enlaza, indicándote quién llama]
Tu nombre aquí: Buen día Srita. De la Riva, ¿cómo está?, ¿tuvo oportunidad de revisar la cotización que le envié ayer por la tarde?...
Así que quien te llama percibe atención y formalidad, contribuyendo a la solidez y confianza que necesita para hacer negocios contigo.
Además, es posible que la operadora tome nota de quién llama y su mensaje y te envíe un correo electrónico (aunque también podría ser un mensaje de celular - con costo para ti-), de esta forma tu puedes devolverle la llamada si es necesario. En muchos casos se te envía por correo electrónico el detalle de todas las llamadas del día.
También puedes asignar extensiones a tu número telefónico o indicar a los encargados de la Oficina Virtual el nombre de tus socios o colaboradores, para que sean considerados por la operadora.
La operadora atiende (típicamente) en horario de oficina (Lunes a Viernes de 9 a 18 hrs y Sábados de 10 a 14 hrs), pero además puedes contar con un buzón de voz (al que podrás acceder desde cualquier teléfono marcando un número y utilizando una contraseña) que te ayudará a no perder ningúna llamada importante.
Como ves, esta operadora es como tu secretaria al teléfono y esa es la forma como los que te llaman lo perciben. Sin embargo, debes recordar que estas operadoras (porque dependiendo de la demanda, en ocasiones más de una se encuentra contestando llamadas), son compartidas entre los distintos clientes del proveedor de la Oficina Virtual, y esto tiene sus pros y sus contras: reduces costos, pero podrían existir cuellos de botella en horarios críticos.