tag:blogger.com,1999:blog-81555661628294834932023-06-20T07:08:46.506-06:00Guía Oficinas VirtualesConoce, compara y contrata tu Oficina Virtual en Méxicopkmhttp://www.blogger.com/profile/02714982352538812132noreply@blogger.comBlogger11125tag:blogger.com,1999:blog-8155566162829483493.post-78351783468234814632010-01-12T16:02:00.001-06:002013-01-20T20:10:11.965-06:00Oficina Móvil. Parte 1: ¿Qué es y qué necesito?Al igual que las Oficinas Virtuales, las Oficinas Compartidas, el Hotdesking y muchos otros conceptos similares, las Oficinas Móviles son otra forma de hacer negocios en la vida moderna, pero ¿de qué consiste una oficina móvil?, ¿cuáles son los beneficios que se obtienen? y ¿cuánto cuesta implementar mi oficina móvil?. Lée este artículo, conoce más al respecto y siéntete libre de comentar tus dudas y/o tus experiencias.<br />
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<strong>¿Qué es una Oficina Móvil?</strong> <br />
Básicamente es llevar contigo aquellos recursos que necesitas para tus actividades de trabajao en el día a día o bien en un día determinado. No nos referimos (estrictamente) a "toda tu oficina", sino a los dispositivos, información y objetos que te ayudarán en una reunión, presentación, evento, etc., entre ellos podemos mencionar: <br />
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1. Teléfono celular: Vital en los negocios de hoy en día. Puede ser desde el básico que solo envía y recibe llamadas y mensajes SMS o hasta el completísimo SmartPhone con pantalla táctil, teclado, bluetooth, etc. (en este caso, considera que en un solo dispositivo integras este y el siguiente punto). Considera que el teléfono cuente con capacidades de "manos libres", que consiste del micrófono y auricular para que hables sin riesgos mientras manejas, ya que nunca sabes cuándo recibirás esa llamada del cliente o prospecto o quieres aprovechar esos lapsos de tráfico para resolver algunos de tus pendientes. Además, considera que tenga altavoz, ya que cada vez es más frecuente la necesidad de "armar" conferencias telefónicas cuando estás físicamente en una reunión y necesitas conectar a alquien vía telefónica. <br />
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2. Computadora portátil o PDA: Dependiendo de tus necesidades, gustos y presupuesto, puede ser una Laptop (nuevas en unos $7,000 pesos), una Netbook (las mini computadoras portátiles que están muy de moda, a precios accesibles desde $3,500 pesos, super pequeñas y super livianas) o un PDA o Smartphone (iPhone, iPod Touch, Palm, BlackBerry, etc.). Cuida que incluya el software que necesitas (considera contar con una suite de Oficina como Microsoft(R) Office (el costo de la licencia depende de los productos que elijas) u OpenOffice (de descarga y uso libre); en ambos casos puedes contar con un procesador de textos (como Word), una hoja de cálculos (como Excel), un programa de presentaciones electrónicas (como PowerPoint) y una agenda y correo electrónico (como Outlook). Finalmente, considera si necesitarás conexión a Internet y los archivos que debes cargar en ella (la presentación en PowerPoint de la empresa, el catálogo de productos en PDF, la lista de precios actualizada en Excel, etc. <br />
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3. Conexión a Internet: Evalúa si necesitas estar conectado siempre (en cualquier momento) o solo en momentos y lugares específicos. De esta forma, puedes elegir si basta o no con conectarte por WiFi en los lugares públicos donde se ofrece Internet Inalámbrico gratis o en la compra de un café (como en el Starbucks) o lugares donde haya Infinitum Móvil (si eres suscriptor de Telmex Infinitum, puedes conectarte en muchos lugares como Sanborns, salas de espera en aeropuertos, etc.) o, si necesitas estar siempre conectado, necesitas adquirir una tarjeta o ruteador de Internet Móvil por celular, como la tarjeta BAM y dispositivo MiFi de Iusacell o los planes y paquetes de Internet de Banda Ancha de Telcel. <br />
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Riesgos: <br />
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Para terminar, es importante que tengas en cuenta que al viajar con tu información (y tu modelo de negocio), incrementas los riesgos de pérdida o robo, por lo que no debes omitir protegerla (es vital configurar contraseñas en los dispositivos USB, en la computadora y teléfono). Recuerda que en muchos casos la información que contienen los dispositivos es mucho más valiosa que el dispositivo en sí. <br />
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En otros artículos detallaremos sobre algunas ideas de cómo utilizar tu oficina móvil para organizar y asistir a teleconferencias, qué software y sitios de Internet te pueden ser de utilidad, etc., sigue pendiente. pkmhttp://www.blogger.com/profile/02714982352538812132noreply@blogger.comtag:blogger.com,1999:blog-8155566162829483493.post-55071502820644552652010-01-11T15:30:00.001-06:002013-01-20T20:20:09.801-06:00Horario de operación de una Oficina Virtual<br />
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Aunque la idea fundamental de tener una Oficina Virtual sea la de trabajar la mayoría del tiempo fuera de ella y solo hacer uso de ésta para reunirnos con el equipo de trabajo, hacer un cierre de venta con un cliente o una demostración de producto con varios de ellos es importante tener en cuenta cuál es el horario de operación de las instalaciones de la Oficina Virtual.<br />
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<a name='more'></a><br /><br />
Es necesario considerar en qué horario:<br />
<ul>
<li>Están disponibles las operadoras telefónicas para contestar las llamadas a mi número?</li>
<li>Están disponibles las recepcionistas para atender a mis visitantes en persona?</li>
<li>Puedo utilizar las salas de juntas, salas de entrevistas, auditorio, privados, cubículos, etc.?</li>
<li>Está disponible el servicio de papelería (copias, impresiones, envío de fax, etc.)?</li>
<li>Puedo ingresar a las instalaciones?</li>
</ul>
La gran mayoría de los proveedores de Oficinas Virtuales ofrecen horarios de operación "tradicionales", de 8 o 9 de la mañana a 6 o 7 de la tarde de Lunes a Viernes. Una pequeña parte de ellos ofrece el servicio 24x7, o sea que puedes disponer de algunos servicios a cualquier hora y cualquier día; y es que aunque suene extraño, en determinados casos necesitarás un lugar en donde terminar de editar e imprimir los manuales para la presentación de mañana a primera hora (especialmente cuando son las 10 de la noche).<br />
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En mi personal punto de vista, los proveedores de Oficinas Virtuales deben considerar que, siendo los emprendedores y las PYMEs los principales usuarios de éstas, y que este tipo de usuarios comúnmente trabajan en horarios distintos o más extensos que las horas de oficina normales es necesario adecuarse a ellos. Además, podría funcionar el ofrecer descuentos fuera de las horas tradicionales de oficina.<br />
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Imaginemos el gran desperdicio de espacio, tecnología, ubicación, etc. en el que incurre un edificio corporativo que solo trabaja 40 horas de las 168 que tiene una semana (menos del 25%)... imagine si se pudieran reutilizar oficinas, salas de juntas, mobiliario, infraestructura tecnológica (computadoras, redes, etc.)... Conozco muchos usuarios de Oficinas Virtuales cuyo "proyecto/empresa" es su segundo empleo del día, porque en el primero laboran en los horarios tradicionales de oficina y buscan estos servicios de 7 a 10 de la noche, o la mañana del sábado, por ejemplo.<br />
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Hay que considerar que, finalmente, debemos buscar un proveedor que nos ofrezca la flexibilidad y los horarios que nos ayuden a cumplir con nuestros objetivos y se ajusten a nuestras necesidades, no al contrario. ¿Si me quiero reunir con mi equipo en una sala de juntas el Sábado de 9 a 12, ¿puedo?.<br />
<br />
Lamentablemente, el horario de operación no es parte de la información básica que proporcionan la mayoría de los proveedores, más vale enterarse antes de hacer la contratación.<br />
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Sigue pendiente de artículos como éste, que te pueden ayudar a tomar la mejor decisión en beneficio de tu proyecto/empresa/emprendimiento.<br />
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<br />pkmhttp://www.blogger.com/profile/02714982352538812132noreply@blogger.comtag:blogger.com,1999:blog-8155566162829483493.post-64663248028572347612010-01-07T19:53:00.005-06:002013-01-20T20:21:16.557-06:00Nuevos paradigmas de negocios: HotdeskingEl concepto de Oficina Virtual es parte de un conjunto de nuevas formas de<br />
concebir y hacer negocios, formas que reinventan, optimizan y simplifican todo aquello que sucede dentro de un negocio y entre los negocios.<br />
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Estas nuevas formas son resultado de una combinación de avances tecnológicos y cambios sociales y económicos.<br />
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Outsourcing, Trabajo remoto, Oficinas Compartidas, Hotdesking, Oficinas Virtuales, Oficina Móvil, Productos y Servicios sobre demanda, etc. Todos ellos son parte esta nueva era de los negocios en el mundo, que regirá desde hoy y por un buen tiempo.<br />
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<span style="font-weight: bold;">¿Qué es el Hotdesking?</span><br />
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<a name='more'></a><br /><br />
Se refiere a que, en un espacio de oficinas tradicionales, los lugares de trabajo no están asignados a nadie en particular, y en su lugar, pueden ser ocupados por diferentes personas en distintos horarios según se requiera.<br />
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<span style="font-weight: bold;">En qué casos es factible implementar el Hotdesking<br /></span>Bueno, de entrada debemos entender que éste es un concepto completamente nuevo, especialmente en nuestro país, por lo que primero es necesario romper algunos paradigmas que generalmente están fuertemente arraigados entre los trabajadores o colaboradores.<br />
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Aquellos acostumbrados a tener la docena de fotografías familiares, el cajón repleto con cosas personales, las paredes y el monitor de la computadora con notas por todos lados y su silla preferida son los retos a vencer. A una gran parte de los colaboradores les gusta sentirse dueños de su propio lugar de trabajo, así que lo personalizan y hasta le toman cariño; y cabe mencionar que éste fenómeno no necesariamente es malo, sin embargo si hablamos de optimización, resultará difícil asignar a otra persona en un segundo turno para que trabaje en el lugar de otra persona bajo estas condiciones.<br />
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Además, el hotdesking puede resultar práctico en algunos casos y en otros no. Funciona de maravilla para puestos con alto nivel de rotación (como vendedores o promotores), para personal que la mayoría del tiempo está fuera de la oficina (como técnicos de campo y cobradores) y para personal que puede hacer casi todo su trabajo a través de una computadora en red. Para otros casos podría no ser óptimo, especialmente aquellos trabajos que realmente requieren un lugar o ambiente de trabajo a la medida del operador o altamente personalizado.<br />
<span style="font-weight: bold;"><br />¿Cómo puedo implementarlo?</span><br />
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Imagínate que en una oficina física (un departamento, casa o edificio corporativo) colocamos varios escritorios (sin cajones, preferentemente todos iguales), una computadora en cada uno de ellos (con paquetería de oficina estándar, idénticamente configuradas, con acceso a un servidor de archivos e impresora centralizado y protegido con una contraseña por cada usuario y con conexión a Internet para acceder al correo electrónico corporativo, etc.) y una silla. Además, en un lugar centralizado, colocamos un conjunto de lockers con llave (uno por empleado o colaborador). Después, lo que debemos cuidar es que los lugares permanezcan bien conservados.<br />
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<span style="font-weight: bold;">¿Qué beneficios se obtienen?</span><br />
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Depende de cada caso específico, para proyectarlo mide durante algunos días cuántas horas al día realmente se utilizan los lugares, piensa si es posible reducir el tiempo escalando horarios de trabajo y diseña un plan. Por ejemplo Juan entra a las 8 y sale a las 2, a las 2 entra Jorge y sale a las 10; ya ahorraste un lugar de trabajo. Este es el mismo principio que se utiliza en las bibliotecas, escuelas y hasta en el transporte público, está comprobado que funciona.<br />
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No olvides leer los demás artículos de esta serie, recuerda que nada está escrito en piedra, si estos conceptos te acomodan como anillo al dedo, úsalos, y si no, adáptalos a la medida de tus particulares necesidades.pkmhttp://www.blogger.com/profile/02714982352538812132noreply@blogger.comtag:blogger.com,1999:blog-8155566162829483493.post-15721140992320777872009-12-26T22:20:00.005-06:002013-01-20T22:09:26.077-06:00Domicilio Comercial - ¿Qué servicios ofrece una Oficina Virtual?, Parte 8<blockquote style="font-style: italic;">
<span style="font-size: 85%;">Este artículo forma parte de la serie: "<a href="http://guiaoficinasvirtuales.blogspot.com/2009/12/oficinas-virtuales.html">¿Qué servicios ofrece una Oficina Virtual?</a>".</span></blockquote>
Domicilio Comercial se refiere a que puedes utilizar la dirección (física) de la Oficina Virtual (calle, número, colonia, delegación o municipio, código postal y estado, además del número de teléfono que se te proporcione) en tu documentación comercial (tarjetas de presentación, trípticos, material de venta, folders, página de Internet, etc.), así que esta dirección y teléfono fungirá como tu punto de contacto principal, a donde te llamarán clientes, prospectos, proveedores, etc.<br />
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<a name='more'></a><br />
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Toma nota que existen muchas ofertas de Oficinas Virtuales que están ubicadas en zonas o colonias de renombre (en cada ciudad), por lo que también puedes agregar este componente de "buena imagen" a tu negocio.<br />
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Para el caso de tu tarjeta de presentación, a la dirección y teléfono que se te proporcione, considera que necesitarás incluir el logotipo, una dirección de correo electrónico (recomedación: nombre.apellido@tuempresa.com.mx) y un número de celular, además de tu puesto.<br />
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Imagina, por ejemplo tu tarjeta de presentación:<br />
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<blockquote style="color: #000099;">
[Nombre y Logotipo de tu empresa]<br />
<br />
Ing. Federico Sánchez Arias, Ventas<br />
Teléfono: +52 (55) 5658-1111<br />
Móvil: +52 (55) 5568-8722<br />
Federico.Sanchez@MaquinariaIndustrial.com.mx<br />
<br />
Bosque de Cerezas 311-301, Bosques de las Lomas, D.F. 11700.</blockquote>
<br />
<br />
Considera leer los artículos "<a href="http://guiaoficinasvirtuales.blogspot.com/2009/12/que-servicios-ofrece-una-oficina_9411.html">¿Qué servicios ofrece una Oficina Virtual? Parte 7: Domicilio Fiscal</a>", "<a href="http://guiaoficinasvirtuales.blogspot.com/2009/12/que-servicios-ofrece-una-oficina_26.html">¿Qué servicios ofrece una Oficina Virtual? Parte 3: Recepción</a>" y "<a href="http://guiaoficinasvirtuales.blogspot.com/2009/12/que-servicios-ofrece-una-oficina_1434.html">¿Qué servicios ofrece una Oficina Virtual? Parte 4: Gestión de correspondencia/paquetería</a>" que son complementarios a este artículo.pkmhttp://www.blogger.com/profile/02714982352538812132noreply@blogger.comtag:blogger.com,1999:blog-8155566162829483493.post-62831748554885763892009-12-26T22:07:00.004-06:002013-01-20T22:10:58.663-06:00Domicilio Fiscal - ¿Qué servicios ofrece una Oficina Virtual?, Parte 7<blockquote style="font-style: italic;">
<span style="font-size: 85%;">Este artículo forma parte de la serie: "<a href="http://guiaoficinasvirtuales.blogspot.com/2009/12/oficinas-virtuales.html">¿Qué servicios ofrece una Oficina Virtual?</a>".</span></blockquote>
<br /><br />Domicilio Fiscal se refiere a que se te proporcionará una dirección física (calle y número, colonia, delegación o municipio, código postal y estado) que podrás utilizar para darte de alta como empresa o persona física (honorarios, con actividad empresarial u otro) ante Hacienda y otras autoridades (como por ejemplo el IMSS). Si ya estás registrado como empresa o persona física, también puedes hacer un cambio de domicilio.<a name='more'></a><br />Aunque es recomendable que consultes tu caso particular con un experto del ramo, es conocido que muchos empresarios optan por no utilizar sus domicilios particulares como su domicilio fiscal por las implicaciones que puede tener (imagínate el caso hipotético - y no deseable - de auditorías, notificaciones legales, embargos, avisos, etc.).<br /><br />Podrás utilizar esta dirección en tu documentación legal (por ejemplo contratos), facturas, etc.<br /><br />Por favor leé el artículo "<a href="http://guiaoficinasvirtuales.blogspot.com/2009/12/que-servicios-ofrece-una-oficina_2463.html">¿Qué servicios ofrece una Oficina Virtual? Parte 8: Domicilio Comercial</a>", que es complementario a este artículo.pkmhttp://www.blogger.com/profile/02714982352538812132noreply@blogger.comtag:blogger.com,1999:blog-8155566162829483493.post-16795855189073723582009-12-26T21:51:00.002-06:002013-01-20T22:12:19.689-06:00Servicios de secretariado - ¿Qué servicios ofrece una Oficina Virtual?, Parte 6<blockquote style="font-style: italic;">
<span style="font-size: 85%;">Este artículo forma parte de la serie: "<a href="http://guiaoficinasvirtuales.blogspot.com/2009/12/oficinas-virtuales.html">¿Qué servicios ofrece una Oficina Virtual?</a>".</span></blockquote>
<br /><br />Para aquellas ocasiones en las que necesitas preparar materiales impresos para tu presentación de ventas o demostración de productos, sea en las salas de juntas de la Oficina Virtual o no, los servicios secretariales te pueden ser de mucha ayuda. Básicamente se trata de que cuentes con una secretaria, asistente o ayudante que puede tomar notas, redactar cartas o correos electrónicos, enviar correspondencia, llamar a tus clientes, preparar la presentación, sacar copias, encuadernar materiales, incluso puedes contar con un chofer que recoja a tus clientes en el aeropuerto, un mensajero que lleve/recoja documentos por tí, etc.<br /><a name='more'></a><br />Típicamente estos servicios se cobran por hora (a razón de unos $200/hr de secretaria y $300/hr de chofer o mensajero) y no incluyen papelería (por ejemplo impresiones, copias, etc.) ni viáticos (gasolina, casetas, etc.). Son de gran ayuda en situaciones puntuales, pero debes saber cuándo conviene utilizarlos y cuándo no, ya que significan costos extra.<br />
<br />
Nota: Los costos de papelería típicamente son comparables a los que puedes encontrar en un Café Internet, Office Max de la zona (copia o impresión B/N $0.50 a $1, impresión/copia Color $5-$9, etc.); es recomendable preguntar los precios de los servicios de secretariado y papelería antes de contratar.pkmhttp://www.blogger.com/profile/02714982352538812132noreply@blogger.comtag:blogger.com,1999:blog-8155566162829483493.post-60667962011516410552009-12-26T21:25:00.007-06:002013-01-20T22:13:11.362-06:00Salas de juntas - ¿Qué servicios ofrece una Oficina Virtual?, Parte 5<blockquote style="font-style: italic;">
<span style="font-size: 85%;">Este artículo forma parte de la serie: "<a href="http://guiaoficinasvirtuales.blogspot.com/2009/12/oficinas-virtuales.html">¿Qué servicios ofrece una Oficina Virtual?</a>".</span></blockquote>
<br /><br />Como ya anticipábamos en el artículo "<a href="http://guiaoficinasvirtuales.blogspot.com/2009/12/que-servicios-ofrece-una-oficina_26.html">¿Qué servicios ofrece una Oficina Virtual? Parte 3: Recepción</a>", cuando contratas una Oficina Virtual, la idea es que goces de los beneficios de una oficina tradicional, pero que tu (y/o tu equipo) trabajen de forma remota. Sin embargo actividades como presentaciones de ventas, demostraciones de productos, entrevistas de trabajo, audio conferencias telefónicas con varios participantes, reuniones de trabajo, etc. hacen necesario contar (esporádicamente) con un espacio físico que permita reunir a un grupo pequeño o mediano de personas (digamos, de 2 a 10).<br /><a name='more'></a><br />La gran ventaja de estas salas de juntas es que solo pagas por el tiempo y por los "extras" que utilices. Regularmente los proveedores de Oficinas Virtuales cuentan con una sala de juntas pequeña (de 6 personas o menos) y una mediana (de 6 a 10 personas). En muchas ocasiones, éstas incluyen teléfono con altavoz (speakerphone), pizarrón blanco con plumines, pantalla LCD/plasma o proyector (para que lo conectes a tu laptop) y un sistema de sonido, además de una mesa cirular o cuadrada y sillas cómodas alrededor. Entre los servicios extra, algunos proveedores ofrecen servicios de "catering" (bebidas y bocadillos), edecanes, etc.<br />
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Algunos de los paquetes que se ofrecen incluyen determinado número de horas de uso de estas salas al mes (entre 2 y 4) y los costos promedio de un servicio de sala de juntas es de $250/hr para una sala de juntas pequeña (6 personas) y de $350/hr para una sala de juntas mediana (1o personas).<br />
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Es importante que cuando selecciones al proveedor de tu Oficina Virtual, consideres la ubicación de sus salas de juntas, pues es recomendable que estas estén cerca de tus clientes, prospectos, proveedores, equipo de trabajo, etc. Algunos proveedores cuentan con más de una ubicación, y es posible que puedas disponer de las instalaciones en las diversas ubicaciones.<br />
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Además, a pesar de que la mayoría de los proveedores de Oficinas Virtuales publican fotografías de sus salas de juntas, es muy recomendable que las conozcas en persona antes de decidirte por una.<br />
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Finalmente, es necesario que consideres que el servicio de Sala de Juntas es un "extra" de las Oficinas Virtuales que involucra un "costo por uso", por lo que te sugerimos que lo mantengas al mínimo indispensable. Además, considera también que al ser un servicio compartido con los demás usuarios de la Oficina Virtual, es probable que las salas estén reservadas para otro cliente, por lo que una buena planeación y reservación con tiempo es vital para evitar inconvenientes.pkmhttp://www.blogger.com/profile/02714982352538812132noreply@blogger.comtag:blogger.com,1999:blog-8155566162829483493.post-21127395275280527692009-12-26T21:09:00.005-06:002013-01-20T22:13:51.612-06:00Gestión de correspondencia/paquetería - ¿Qué servicios ofrece una Oficina Virtual?, Parte 4<blockquote style="font-style: italic;">
<span style="font-size: 85%;">Este artículo forma parte de la serie: "<a href="http://guiaoficinasvirtuales.blogspot.com/2009/12/oficinas-virtuales.html">¿Qué servicios ofrece una Oficina Virtual?</a>".</span></blockquote>
<br />¿Te ha pasado que haces un pedido por teléfono o por Internet y luego tienes que estar pendiente de que haya alguien en casa para recibirlo? Con este servicio podrás olvidarte de este problema, porque puedes proporcionar la dirección física (real) de la Oficina Virtual (que típicamente incluye un "número de Interior" o "número de despacho", además de la calle, número, colonia, código postal, delegación o municipio y estado) para que -dentro de los horarios de oficina- siempre haya alguien para recibir ese paquete, esa carta o esa revista a la que estás suscrito.<a name='more'></a><br />En el caso general, se te asigna un buzón o mini-locker con llave (que se te entrega al contratar los servicios) y en este se deposita tu correspondencia. Cuando es más grande, se almacena en una bodega o en recepción y se te notifica (vía correo electrónico o mensaje de celular), para que pases a recogerlo a la brevedad (dado que no se cuenta con grandes espacios, se te solicitará que lo recojas en uno o dos días máximo, si el paquete es espacioso y pueden aplicar costos de almacenaje).<br /><br />
Algunos proveedores, dentro de sus paquetes, incluyen un número determinado de "usuarios". Regularmente a cada uno de estos usuarios se les asigna un buzón o mini-locker (al igual que un número de interior o privado).<br />
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Solo algunos proveedores te notifican con detalle sobre la correspondencia que se recibe para ti, por lo que es una buena idea que te des una vuelta por la Oficina Virtual para revisar tu correspondencia una vez cada semana.<br />
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Para los casos en los que no te es posible trasladarte a la Oficina Virtual (probablemente porque eres una PYME de Monterrey buscando tener presencia en el Distrito Federal), servicios como (re-)envío de tu correspondencia por correo o paquetería, o digitalización de documentos y envío por correo electrónico (email), se vuelve indispensable, aunque estos servicios no son comunes y no hay mucha información sobre las implicaciones. Si estás en un caso como este, no olvides preguntar los detalles con tu proveedor de Oficina Virtual.pkmhttp://www.blogger.com/profile/02714982352538812132noreply@blogger.comtag:blogger.com,1999:blog-8155566162829483493.post-42090973643580940732009-12-26T20:47:00.004-06:002013-01-20T22:14:41.154-06:00Recepción - ¿Qué servicios ofrece una Oficina Virtual?, Parte 3<blockquote style="font-style: italic;">
<span style="font-size: 85%;">Este artículo forma parte de la serie: "<a href="http://guiaoficinasvirtuales.blogspot.com/2009/12/oficinas-virtuales.html">¿Qué servicios ofrece una Oficina Virtual?</a>".</span></blockquote>
Cuando contratas una Oficina Virtual no estás contratando un espacio físico exclusivo para ti, porque el concepto fundamental es que trabajes desde tu casa, desde el Internet Café, desde los hoteles o desde la calle (usando tu teléfono celular, tu laptop, PDA -Palm, BlackBerry o iPhone- y tu conexión inalámbrica de Internet); no obstante, hay ocasiones en las que necesitarás reunirte con tu equipo de trabajo, algún cliente, prospecto o proveedor para hacerles una demostración en una sala de juntas; o tal vez necesites enviar un fax, imprimir y encuadernar un documento; o quizá recibir la visita de un inspector, etc. Para estos casos, necesitas el servicio de Recepción.<br />
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<a name='more'></a><br /><br />
Se trata de que existe una persona en un escritorio en el loby del edificio donde se ubica la Oficina Virtual, a la que recurrirán los visitantes. Esta persona - que generalmente es una mujer de muy buena presentación - se encargará del registro de los visitantes, de darles la bienvenida e indicaciones para dirigirse a su destino (sala de juntas, cubículo, área de trabajo, etc.), cuando previamente hayas reservado alguno de estos servicios, para que ella sepa a quién recibir y cuándo. Es importante mencionar que es recomendable hacer uso de estos servicios solo en los casos necesarios, pues casi siempre tienen un costo extra.<br />
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Como ves, este es un servicio que va de la mano con otros como el de <a href="http://guiaoficinasvirtuales.blogspot.com/2009/12/que-servicios-ofrece-una-oficina_9653.html">Salas de juntas</a>, <a href="http://guiaoficinasvirtuales.blogspot.com/2009/12/que-servicios-ofrece-una-oficina_1434.html">Gestión de correspondencia/paquetería</a>, <a href="http://guiaoficinasvirtuales.blogspot.com/2009/12/que-servicios-ofrece-una-oficina.html">Gestión de llamadas</a> y <a href="http://guiaoficinasvirtuales.blogspot.com/2009/12/que-servicios-ofrece-una-oficina_9734.html">Servicios de Secretariado</a>.pkmhttp://www.blogger.com/profile/02714982352538812132noreply@blogger.comtag:blogger.com,1999:blog-8155566162829483493.post-89945334359908473382009-12-26T20:16:00.005-06:002013-01-20T22:15:34.181-06:00Gestión de llamadas - ¿Qué servicios ofrece una Oficina Virtual?, Parte 2<blockquote style="font-style: italic;">
<span style="font-size: 85%;">Este artículo forma parte de la serie: "<a href="http://guiaoficinasvirtuales.blogspot.com/2009/12/oficinas-virtuales.html">¿Qué servicios ofrece una Oficina Virtual?</a>".</span></blockquote>
Gestión de llamadas se trata básicamente de que una operadora (típicamente una mujer bilingüe con buena voz y trato) conteste las llamadas telefónicas que tus clientes, prospectos, proveedores, etc. hagan al número que te asignan en la Oficina Virtual.<br />
<a name='more'></a><br /><br />
Este teléfono es un número local o lada nacional sin costo (01-800), fijo, que es asignado (típicamente) de forma exclusiva para tu "Oficina", por lo que la operadora puede contestar con un saludo personalizado que incluye el nombre de tu negocio. Imagina por ejemplo:<br />
<br />
<blockquote>
Operadora: Buen día. Gracias por llamar a [Aquí el nombre de tu negocio], le atiende Susana. ¿En qué puedo servirle?</blockquote>
<br />
<br />
Una vez que la operadora contesta la llamada (y de acuerdo con las indicaciones que previamente hayas acordado con los encargados de la Oficina Virtual), puede transferir la llamada a tu celular, a tu casa o a donde tu especifiques (se cobra el costo de la llamada de enlace). Imagina por ejemplo esta conversación:<br />
<br />
<blockquote>
Prospecto de cliente: Gracias. Quiero hablar con [Aquí tu nombre].<br />
Operadora: Enseguida. Por favor espere mientras lo comunico...<br />
[Aquí tu prospecto escucha un poco de música mientras la operadora te enlaza, indicándote quién llama]<br />
Tu nombre aquí: Buen día Srita. De la Riva, ¿cómo está?, ¿tuvo oportunidad de revisar la cotización que le envié ayer por la tarde?...</blockquote>
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Así que quien te llama percibe atención y formalidad, contribuyendo a la solidez y confianza que necesita para hacer negocios contigo.<br />
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Además, es posible que la operadora tome nota de quién llama y su mensaje y te envíe un correo electrónico (aunque también podría ser un mensaje de celular - con costo para ti-), de esta forma tu puedes devolverle la llamada si es necesario. En muchos casos se te envía por correo electrónico el detalle de todas las llamadas del día.<br />
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También puedes asignar extensiones a tu número telefónico o indicar a los encargados de la Oficina Virtual el nombre de tus socios o colaboradores, para que sean considerados por la operadora.<br />
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La operadora atiende (típicamente) en horario de oficina (Lunes a Viernes de 9 a 18 hrs y Sábados de 10 a 14 hrs), pero además puedes contar con un buzón de voz (al que podrás acceder desde cualquier teléfono marcando un número y utilizando una contraseña) que te ayudará a no perder ningúna llamada importante.<br />
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Como ves, esta operadora es como tu secretaria al teléfono y esa es la forma como los que te llaman lo perciben. Sin embargo, debes recordar que estas operadoras (porque dependiendo de la demanda, en ocasiones más de una se encuentra contestando llamadas), son compartidas entre los distintos clientes del proveedor de la Oficina Virtual, y esto tiene sus pros y sus contras: reduces costos, pero podrían existir cuellos de botella en horarios críticos.pkmhttp://www.blogger.com/profile/02714982352538812132noreply@blogger.comtag:blogger.com,1999:blog-8155566162829483493.post-61844987797387408422009-12-20T13:59:00.012-06:002013-01-20T22:16:08.920-06:00¿Qué servicios ofrece una Oficina Virtual?, Parte 1Aunque cada proveedor de Oficinas Virtuales puede ofrecer un conjunto distinto de servicios, aquí te presentaremos los más comunes. Ten en cuenta que los proveedores suelen agrupar estos servicios en Paquetes de mayor o menor precio. Es esencial que analices cuáles de ellos realmente necesitas, de forma que tu renta mensual se mantenga al mínimo.<br />
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<li><a href="http://guiaoficinasvirtuales.blogspot.com/2009/12/que-servicios-ofrece-una-oficina.html">Gestión de llamadas</a></li>
<li><a href="http://guiaoficinasvirtuales.blogspot.com/2009/12/que-servicios-ofrece-una-oficina_26.html">Recepción</a></li>
<li><a href="http://guiaoficinasvirtuales.blogspot.com/2009/12/que-servicios-ofrece-una-oficina_1434.html">Gestión de correspondencia/paquetería</a></li>
<li><a href="http://guiaoficinasvirtuales.blogspot.com/2009/12/que-servicios-ofrece-una-oficina_9653.html">Salas de juntas</a></li>
<li><a href="http://guiaoficinasvirtuales.blogspot.com/2009/12/que-servicios-ofrece-una-oficina_9734.html">Servicios de secretariado</a></li>
<li><a href="http://guiaoficinasvirtuales.blogspot.com/2009/12/que-servicios-ofrece-una-oficina_9411.html">Domicilio Fiscal</a></li>
<li><a href="http://guiaoficinasvirtuales.blogspot.com/2009/12/que-servicios-ofrece-una-oficina_2463.html">Domicilio Comercial</a></li>
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Puedes hacer clic en cada uno de ellos para conocer más sobre cada servicio. Cabe mencionar que en esta serie de artículos "¿Qué servicios ofrece una Oficina Virtual?", los servicios son presentados de forma general. Ya en otras series tendremos reseñas y comparativos sobre algunos proveedores. Está pendiente.pkmhttp://www.blogger.com/profile/02714982352538812132noreply@blogger.com